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绿色食品认证档案管理办法(试行)
日期: 2013-03-12 09:57      发布单位: 标志管理处     作者:

绿色食品认证档案管理办法(试行)

第一章总则

  第一条抢庄牛牛为了加强绿色食品认证档案(以下简称认证档案)工作,提高认证档案管理水平,发挥认证档案在绿色食品事业发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及农业部有关规定,制定本办法。

  第二条本办法所称认证档案,是指在绿色食品认证申请、检查审核等业务工作中直接形成的具有保存价值的历史记录。具体包括: 认证申请材料、现场检查报告及图片、环境监测报告、产品检测报告、认证评审报告、产品包装设计送审稿、证书复印件等与绿色食品获证单位相关的技术和管理资料。

  第三条抢庄牛牛本办法适用纸质认证档案管理。

  第四条认证档案实行中国绿色食品发展中心(以下简称中心)统一管理、部门协助配合的工作机制。中心标志管理处为认证档案主管部门,承担认证档案的收集、整理、归档、保管以及办理查询、借阅等工作;认证审核处负责认证申报、审核材料的整理和移交工作;后勤抢庄牛牛中心负责认证档案硬件设施抢庄牛牛工作。中心相关处室应安排专人负责认证档案管理工作。

  第五条中心应创造条件,加强规范管理,维护认证档案的完整性与安全性,不断提高认证档案的管理水平和抢庄牛牛能力。

第二章认证档案的立卷归档

  第六条认证档案应齐全、整洁、无破损。立卷时,卷内资料排列要条理化、系统化。

  第七条认证档案按年份、年内颁证流水号依次编号。编号组成: 年份---年内颁证流水号,年内颁证流水号为产品编号末位四位数字。编号时,应使用附着力强、不易褪色的油性记号笔在认证档案袋的正反面写上认证档案的编号,编号书写须工整、清晰、无涂改。

  第八条抢庄牛牛中心标志管理处应在绿色食品证书制作后10个工作日内完成认证档案的编号、归档工作,并转移到专用认证档案库保存。

第三章认证档案的保管和借阅

  第九条抢庄牛牛认证档案管理人员根据认证档案编号顺序,按年份、年内编号从小到大的顺序入库上架排列,并妥善保管。年度认证档案之间应设立标示牌,以示区分。

  第十条认证档案库房应符合基本安全要求,门窗要坚固,要配置足够的认证档案专用柜架,并配有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等设施。

  第十一条中心工作人员因业务工作需要借阅认证档案的,须办理相应的借阅手续。外单位人员未经中心批准不得查阅或借阅认证档案。

  第十二条抢庄牛牛借阅人必须严格履行借阅登记手续,在《绿色食品认证档案借阅登记表》上登记,并经借阅人所在部门负责人签字同意后方可借阅认证档案。借阅人凭《绿色食品认证档案借阅登记表》借阅认证档案,当面点清数量,归还时予以核对。

  第十三条借阅认证档案必须遵守以下规定:

  (yi)budeshanzichaijuan、fanyin、paizhao、fuzhi,queyingongzuoxuyaobixuchaijuan、fanyin、paizhao、fuzhi,xujingzhongxinbiaozhiguanlichufuzerentongyi,bingyourenzhengdanganguanlirenyuanbanli。

  (er)aihurenzhengdangan,yanjinzairenzhengdanganziliaozhongsuiyibiaozhu、huaxian、daquan、zuojihao,yanjintugai、chouquhesunhuairenzhengdangan。

  (san)budexiemi、yishirenzhengdangan。

  (si)budezhuanjiehuoshanzijiangrenzhengdangandaichuzhongxin。

  (wu)renzhengdanganjieyueshijianzuizhangbuchaoguo10tian,guoqirengxujieyuezhe,yingjishibanlixujieshouxu。yingongzhangqichucha、xiujia,yingtiqianguihaisuojierenzhengdangan,budezhiliujicun。rugongzuodiaodong、cizhihuotuixiu,xuguihaisuojierenzhengdangan。

  第十四条确因特殊需要将认证档案携带出中心的,须经中心标志管理处负责人审批后办理有关手续。

第四章认证档案的保存与销毁

  第十五条抢庄牛牛认证档案实行长期保存与短期保存相结合的管理制度,保存期限按以下规定执行:

抢庄牛牛  (yi)huozhengdanweilianxutongguoxuzhanrenzhengde,zhangqibaocun;

抢庄牛牛  (er)huozhengdanweiweixuzhande,yanqibaocunyinian,qimanhou,youzhongxinbiaozhiguanlichushencha,bingbaozhongxinlingdaopizhunhouyuyixiaohui。

  第十六条销毁工作应由两人在指定地点监销,并在销毁清册上注明“已销毁”和销毁日期,由监销人签字,作为查考的凭据。

第五章附则

  第十七条抢庄牛牛本办法由中心标志管理处负责解释。

  第十八条本办法自颁布之日起施行。





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